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DEMANDAS POR DESCONOCIMIENTO LABORAL

Por: Javier Padró

Especial Para El Nuevo Día

¿Sabía usted que en Puerto Rico sobre el 42% de las empresas, negocios, instituciones y/o organizaciones no tienen un Departamento de Recursos Humanos y violan, sin saberlo, gran número de leyes laborales? Esta es una estadística impresionante y altamente costosa para cualquier empresa u organización. La ley laboral aplica a toda empresa u organización con uno o más empleados, sea una organización con o sin fines de lucro. ¡No hay excusas! No conocer la ley laboral puede implicar el que en el caso de una demanda o querella usted estará vulnerable a reclamaciones y gastos laborales que pueden significar multas y hasta el cierre de su empresa.

¿Cuánto conoce usted de la ley laboral?, ¿Quién le puede asesorar en caso de dudas?, ¿Qué es lo mínimo que debo tener para estar en cumplimiento?, ¿Cómo puedo evitar demandas y litigíos?. Estos son preguntas que debe poder contestar lo antes posible para que su organización salga de la “zona de peligro”.

NUEVAS MODALIDADES Y VIOLACIONES EN EL ENTORNO LABORAL

La agresión en el empleo, sea por violencia general o doméstica ha ido incrementando drásticamente dado primero a la inestabilidad económica y debido al deterioro familiar. Toda Empresa debe estar preparada para lidiar con estos casos y aprender a documentarlos para poder prevalecer en un tribunal ya que muchas de las leyes recién aprobadas, requieren que los patronos provean un “acomodo razonable” a las víctimas de violencia doméstica.

El discrimen y hostigamiento sexual han cobrado niveles insospechados en los centros de trabajo. Nuevas modalidades de hostigamiento mediante el uso del Internet, faxes, e-mails, mensajes de texto y el celular, ponen gran presión sobre el trabajador que no puede concentrarse en sus tareas primarias. ¿Puede un patrono prohibir el uso del celular personal en el lugar de trabajo? Si puede y muchos patronos ya lo están prohibiendo.

La publicación de información confidencial en las redes sociales (Facebook, Twitter, Linden, YouTube, etc…) es ahora el nuevo dolor de cabeza en las empresas y organizaciones. Los empleados, ya sea por venganza o descontento, están publicando información confidencial de la empresa o de los clientes en las redes sociales. Los patronos deben conocer los derechos de los empleados en relación a la publicación de información en las redes sociales antes de proceder a un despido, ya que el patrono tiene unas limitaciones en las acciones que puede tomar.

El robo de identidad es una de las áreas que más está afectando a los patronos, el cual continúa siendo responsable de la información bajo su custodia. Antes de enviar información, tiene que requerir un relevo de responsabilidad del empleado.

MANEJO Y PREVENCIÓN

Definitivamente todo patrono tiene que prepararse para manejar y documentar los incidentes que ocurran. Tiene que prepararse para conocer el alcance de la ley laboral y los requisitos que impone la ley a su empresa. Debemos recordar que el Gerente y/o Supervisor es la primera línea de defensa que tiene la empresa para manejar, repeler o prevenir una violación laboral. Si ellos no tienen el conocimiento requerido ni la preparación sobre los requisitos de la ley laboral, no podrán evitar que el asunto se convierta en una demanda laboral.

DERECHO LABORAL PARA GERENTES Y SUPERVISORES

Por: Javier Padró

Especial Para El Nuevo Día

¡Un Supervisor o Gerente, bien adiestrado, puede detener o evitar una… Demanda Laboral! Desconocer la ley laboral puede tener un alto costo para la empresa u organización. No importa si la empresa tiene cinco empleados o mil, la ley laboral es la misma. Usted sólo necesita una demanda para recibir un golpe del cual nunca se pueda recuperar. Posponer el tomar una acción para capacitar a su personal clave sólo agravará la situación.

El  Supervisor y la ley laboral

Todos nosotros, no importa nuestra posición, tenemos que autoevaluarnos y determinar en que áreas necesitamos reforzar o adquirir nuevas destrezas y conocimientos. Como directivos de organizaciones, empresas o instituciones es menester el estar al día en muchas áreas, en adición a las relacionadas al campo en que nos desempeñamos. Nuevas técnicas serán necesarias, para poder lidiar y sacar el mayor provecho del talento y dinamismo de las nuevas generaciones.

En adición no debemos olvidar que es importante para todo Gerente y Supervisor el conocer en detalle la ley  laboral aplicable a su tipo de empresa u organización. Recuerde que sus empleados conocen los derechos que le conceden las distintas leyes, aunque tienden a olvidar sus responsabilidades con gran rapidez. ¡Si usted conoce la ley… puede evitar una demanda laboral!

 

 

 

PRECIO DEL DESCONOCIMIENTO LABORAL

Para todo patrono sus gerentes y supervisores hacen la diferencia entre el éxito o el fracaso, entre un servicio de excelencia o uno mediocre, entre lograr cumplimiento con las regulaciones vigentes o estar en medio de litígios y demandas constantes. ¿Cuánto invierte en la capacitación de su personal? ¡No hacerlo puede tener un gran costo!

¿Saben sus Gerentes y Supervisores?

– ¿Cómo documentar una acción disciplinaria conforme a los nuevos requisitos del Depto. del Trabajo de PR?

– ¿Conocen bajo que circunstancias se pierde la inmunidad patronal que confiere el Fondo del Seguro del Estado?

– ¿Saben como manejar un caso de violencia doméstica que comience a afectar el área de trabajo?

– ¿Tienen claro en que se enfocará O.S.H.A. al visitarle para una auditoría formal?

– ¿Han aprendido como documentar una investigación de accidentes, de acuerdo a los requisitos de O.S.H.A.?

– ¿Dominan las técnicas para manejar conflictos, de tal manera que puedan evitar que una Unión se apodere de su organización?

– ¿Saben la legislación laboral vigente y como evitar el abuso de la licencias que concede la ley?

– Conocen cuando tienen que conceder un “acomodo razonable” y que documentos exigirle al empleado.

¡Asegúrese de que adquieran estos conocimientos pues será determinante para el éxito de su Empresa!

IMPORTANCIA DE LOS CONTRATOS DE TRABAJO

Por: Javier Padró

Especial Para El Nuevo Día

Hay un refrán que dice “Si no está escrito, no existe”. En el ámbito legal y laboral, aunque se reconoce que un contrato verbal tiene cierta validez, no deja de ser cierto que crea grandes dificultades el poder sustentar acuerdos u ofrecimientos que no se pusieron por escrito.

Nuestras auditorías en cientos de empresas a través de todo Puerto Rico muestran que los contratos de los empleados, máxime del personal exento o por servicios profesionales, tienen serias deficiencias en su contenido o simplemente no existen. Un área de gran preocupación son las deficiencias encontradas en los contratos de trabajo de los vendedores y personal de las escuelas privadas en la Isla, incluyendo los maestros.

En las Instituciones sin fines de lucro no se acostumbra redactar un contrato para su personal voluntario, lo cual podría crearle serios problemas en caso de una reclamación.

PRINCIPALES PROBLEMAS

Al analizar las múltiples violaciones y deficiencias encontradas en el proceso de contratación en las Empresas, Instituciones y Organizaciones se ha encontrado lo siguiente:

 

  • Las reglas para definir la clasificación correcta de los empleados no está clara en los directivos de estas organizaciones.
  • Las leyes aplicables a la contratación de empleados no son conocidas al detalle que se necesita.
  • No se tiene claro bajo que condiciones puede reducirse o eliminarse beneficios acordados en un contrato de trabajo. En la mayoría de los casos, los contratos existentes no tienen las cláusulas necesarias para proveer que en casos de problemas económicos, estos beneficios puedan alterarse.
  • Los contratos de trabajo tienen serios deficiencias en su redacción, contenido y cláusulas de protección.
  • No existen contratos para cada caso: empleado en probatoria, empleado regular, servicios profesionales, empleados temporeros, contrato de vendedores, maestros y para personal voluntario. Cada uno tiene su particularidad y características para que sea válido.
  • No se conocen las implicaciones legales de reclutar a un empleado mal clasificado.
  • Muchos beneficios concedidos en los contratos, no se están considerando como beneficios tributables, lo que a la larga le acarreará graves consecuencias al patrono y tendrá que responder y pagar lo que el empleado no pagó.

 

RESPONSABILIDAD PATRONAL

Es importante que todo patrono entienda su responsabilidad patronal y tome provisiones para evitar continuar violando la ley laboral. Le recordamos a todo patrono que es su deber:

– Remunerar según lo acordado en el contrato y contactar su asesor legal si necesita hacer cambios o no puede pagar lo pactado.

– Asegurarse que su personal cumple con las reglas de clasificación de empleados de las Normas Razonables del Trabajo del Gobierno Federal y del Reglamento #13 de P.R..

– Desarrolle contratos de trabajo individuales para cada caso y nunca reclute a un empleado sin un contrato probatorio.

– Incluya provisiones y cláusulas en los contratos que le den flexibilidad en caso de que las condiciones económicas cambien o sea necesario modificar los parámetros acordados.

 

CUANTO IMPACTA NO TENER UN DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Por: Javier Padró

Especial Para El Nuevo Día

Su Empresa, Institución u Organización tiene una gran carga al tener que cumplir con una gran cantidad de regulaciones y leyes que le aplican, tenga uno o mil empleados. La ley laboral de Puerto Rico, compleja por demás y las leyes aplicables a las empresas bajo el comercio interestatal, (Fair Labor Standard Act), la ley de O.S.H.A., Family Medical Leave Act, A.D.A., E.E.O.C, Inmigración, C.O.B.R.A. y muchas otras hacen del área de Recursos Humanos una vulnerable a demandas y litígios, dado el desconocimiento de muchos patronos. No tener un departamento de Recursos Humanos o al menos una persona capacitada en el conocimiento de todas estas regulaciones puede significar grandes pérdidas para su Empresa u Organización.

 

IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

– La responsabilidad de la selección, contratación y seguimiento al desempeño de todo empleado recae en… Recursos Humanos.

– El cumplimiento con la legislación federal y estatal debe ser verificada por… Recursos Humanos.

– Mantener los registros y asegurarse del pago debido de las horas trabajadas es función de… Recursos Humanos.

– La seguridad ocupacional O.S.H.A. recae en la entidad a cargo del personal, usualmente… Recursos Humanos.

– En la evaluación, amonestación y despidos, un oficial de Recursos Humanos hará la diferencia al manejar los casos siguiendo las leyes laborales, los cuales deberá conocer en detalle. ¡No tener a una persona capacitada puede traer serias consecuencias!

OPCIONES DISPONIBLES

Toda Empresa u Organización debería procurar ser auditada para detectar en que áreas no está en cumplimiento con la ley laboral. Si no puede tener un oficial a tiempo completo puede comenzar con uno a tiempo parcial. Otras opciones serían el reclutar personal con el grado en Administración de Recursos Humanos o identificar a una persona de confianza y capacitarle.

 

GRAVES DEFICIENCIAS EN LOS CONTRATOS DE TRABAJO

Por: Javier Padró

Especial Para El Nuevo Día

– ¿Sabía usted que sobre el 62 por ciento de los contratos de los empleados en las pequeñas y medianas empresas tienen serias deficiencias en su contenido o simplemente no existen?

– ¿Tiene claro que algunos de los beneficios incluidos en un contrato de trabajo son tributables si no se llenan registros de los gastos y que usted como patrono podría terminar pagando la penalidad?

–  ¿Conoce las implicaciones legales de contratar un empleado “erróneamente clasificado?

– ¿Sabe que elementos mínimos debe contener un contrato de trabajo para que sea legal?

– ¿Tiene claro los distintos tipos de contratos y sus usos?

– ¿Sabe bajo que condiciones pueden modificarse o cancelarse beneficios contenidos en un contrato de trabajo?

– ¿Conoce las leyes aplicables a los contratos de trabajo?

– ¿Tiene clara las reglas para la contratación de personal exento vs. por servicios profesionales?

– ¿Sabe que un contrato verbal es tan válido como uno escrito?

– ¿Desea saber cuales son las mayores fallas al redactar un contrato de trabajo y sus consecuencias?

Todo patrono, sea una empresa u organización, con o sin fines de lucro, debe tener claro las contestaciones a estas preguntas dada las consecuencias e impacto económico que pudiera tener el incumplimiento de un contrato de trabajo.

 

MAYORES ERRORES EN LA CONTRATACIÓN

Las estadísticas muestran un gran problema en la redacción de los contratos de trabajo. Los patronos no tienen claro las repercusiones legales y económicas que puede significar para la empresa el que el contrato esté mal redactado o no se cumpla con algunos de sus cláusulas. Aunque el empleado renuncie o sea despedido tiene hasta 3 años para radicar una demanda o querella por incumplimiento de contrato.

Algunas razones por las que un patrono puede ser demandado són;  porque no se remuneró como acordado, no le incluyeron beneficios prometidos o se terminó el mismo antes del período acordado. En nuestra legislación laboral el peso de la prueba la tiene el patrono y es a este a quien le conviene asegurarse que “no hay cabos sueltos o áreas grises” en los acuerdos del contrato. Algunas fallas que encontramos en nuestras auditorías en las empresas y organizaciones son:

  • Uso de un contrato genérico para nuevos empleados,  regulares, por contrato o servicios profesionales. Es importante que cada uno tenga un contrato aparte ya que son escenarios y requisitos diferentes.
  • Se entregan luego de comenzar a trabajar. Por ley hay que entregarlos y firmarlos antes.
  • Son ambiguos y se prestan a confusión o múltiples interpretaciones.
  • No se condicionan los beneficios adicionales a los concedidos por ley, lo que causa que no se pueda modificar el contrato cuando cambian las condiciones económicas de la empresa o cuando en esta se requiera renegociar los términos.

Áreas importantes en contratos de trabajo

Es importante que todo patrono conozca y tenga a la mano la legislación laboral aplicable a la contratación de empleados, la cual es sumamente abarcadora. No conocer el alcance de las distintas leyes, condiciones bajo las cuales se pueden conceder o eliminar ciertos beneficios y como renegociar un contrato de trabajo causará descontento entre los empleados y litigios innecesarios.

Otra área crítica es el asegurarse que la clasificación del empleado seleccionado es la correcta. No es lo mismo ni tiene las mismas implicaciones un contrato de un empleado exento (salario fijo) que el de una persona por servicios profesionales o el de un empleado contratado como temporero. No utilizar el contrato correcto puede invalidar muchas de las cláusulas y en algunos casos el contrato mismo.

 

PELIGROSO… EL NO CUMPLIR CON LA LEY LABORAL

Por: Javier Padró

Especial Para El Nuevo Día

Nuevas leyes y regulaciones han sido aprobadas y ha prometido una reforma laboral para incentivar a las industrias y provocar que sean más competitivas, sin menoscabar los derechos de los trabajadores. En el pasado año, múltiples leyes y regulaciones fueron aprobadas, incluyendo las enmiendas a la Ley de Cierre, la cual sufrió dramáticos cambios de los cuales algunos no están claros y se prestan a interpretación.

En el ámbito de la reglamentación sobre seguridad ocupacional O.S.H.A. también ocurrieron cambios, entraron en vigor nuevas reglas e incrementaron las multas en algunos renglones. Nuevos cambios que impactarán a toda la industria están próximos a ser aprobados y debemos conocer su alcance para prepararnos. Dado que los accidentes laborales continúan en aumento, tanto O.S.H.A. como el Fondo del Seguro del Estado, estarán implementando reglamentaciones más rigurosas para obligar a los patronos a implementar controles que reduzcan la alta incidencia de accidentes laborales, ya que todos los días en P.R. y E.U. mueren 15 personas en los centros de trabajo.

 

COSTO DEL INCUMPLIMIENTO

¡No conocer la ley laboral y/o desconocer las reglas de O.S.H.A. aplicables a su empresa o a su organización puede tener un alto costo! No importa si su empresa u organización tienen uno o mil empleados la reglamentación aplicable es la misma. Usted solo necesita una demanda de gran magnitud para recibir un golpe del que tal vez nunca pueda recuperarse.

¿Sabía usted que…

– Puede perder la inmunidad patronal si tenía conocimiento de que se estaba violando una regla de seguridad o una ley y lo permitió?

– Que las multas por despido injustificado se triplicaron?

– Que nuevos derechos han sido aprobados para proteger la privacidad de los empleados? ¿Conoce como puede protegerse de entrar en una violación?

– Conoce hasta donde está obligado a conceder un acomodo razonable requerido por un médico, SINOT, Fondo, etc…)

– Tiene claro las consecuencias de no tener clasificados correctamente a su empleados?

– Tiene idea de las cinco áreas en que O.S.H.A. enfocará al visitarle y que reglas o leyes le aplican a su organización o industria?

– Tiene claro como manejar un despido, reducción de horarios o reestructuración de su empresa en estos tiempos difíciles? ¡Conozca las protecciones que la ley le ofrece!

¡No podemos correr riesgos, tenemos que capacitarnos y conocer que leyes nos aplican, como lograr cumplirlas al menor costo posible y hacerlo en el menor tiempo posible!